Una realidad empresarial actual, incuestionable, es la relativa a que continúan aumentando las exigencias por alcanzar mayores resultados y paradójicamente, con menos recursos. Las reducciones de personal en las empresas implican, necesariamente, reasignación y acumulación de funciones entre las personas que permanecen en la organización. Las presiones se incrementan consecuentemente y muchos colaboradores lejos de acercarse a los propósitos de superar su rendimiento, se ven acorralados en un vértigo de actividades que terminan haciendo “más” sin llegar a ningún a puerto seguro, alejándose así del logro de objetivos de mejora y no digamos, de crecimiento.
En este contexto será de utilidad fomentar un esquema de productividad empresarial, iniciando por una productividad personal. Productividad es un concepto sencillo de entender si lo delimitamos como la gestión de alcanzar una mayor producción de “algo” utilizando menos recursos. Por tanto, de fondo prevalece la eficiencia de las personas al momento de ejecutar sus actividades. Ciertamente no se logra dicha productividad si no se consideran elementos básicos para que la misma se instituya al interior de una organización.
A continuación mencionamos algunos de esos elementos:
1. Defina resultados concretos a alcanzar. Debe considerar con precisión cuáles son los objetivos a lograr, con claros criterios de medición para garantizar su realización. Es acá donde puede darse la diferencia sustantiva entre producir más o menos. La complicación radica en precisar esos resultados o metas, ya que implica formular cuánto realmente más se puede lograr. No se trata de conceptualizaciones simples, si no de verdaderos indicadores sobre lo que se pretende alcanzar en un tiempo determinado. El factor clave de la productividad es definir lo que es realmente valioso y prioritario para la empresa, de allí que requiera de un ejercicio de profundización, revisión y compromiso. Con lo anterior se estaría evitando las acciones improvisadas o desarticuladas, si no, realmente enfocadas.
2. Formule planes de trabajo. Ahora conviene definir pasos específicos que permitan concretar los resultados puntuales que previamente se formularon. Básicamente debe detallar aquellas acciones estructuradas bajo sucesión exitosa, así como la calendarización respectiva. Transparentar los pasos le facilitará dirigirse en dirección lineal hacia el objetivo deseado. Además deberá considerar en este momento, factores esenciales como el tiempo estimado de ejecución y los recursos económicos, materiales, de conocimiento y humanos que permitan pasar de meras intenciones a los hechos reales.
3. Empodere al personal a fin de hacer suyos esos programas de trabajo. Ahora se requiere que las personas asignadas a las funciones asuman un papel protagónico, bajo el concepto que son responsables directos de cada acción a ejecutar y por consiguiente del objetivo propuesto a alcanzar. Empoderar implicará que dichos responsables posean el poder necesario para concretar a diario sus asignaciones. Este empoderamiento inicia en el momento que el equipo en conjunto, superior y colaboradores, formulan objetivos y planes; ya luego su materialización se facilitará recordando y estimulando la potencia interior y de equipo que se posee y que se debe utilizar. Nada aún queda garantizado con sólo contar con un mapa trazado. El poder y compromiso personal y profesional de los integrantes de la organización es aún más determinante.
4. Desarrolle la competencia de administración efectiva del tiempo. Vital para el logro de la productividad será que las personas reconozcan en qué ocupan su tiempo diario, semanal, mensual, etc. A la vez restablezcan el orden de las actividades, determinando aquellas que merecen principal atención de las que resultan secundarias. Este es un factor también decisivo para alcanzar una verdadera productividad, descuidarlo predice un fracaso contundente en los propósitos de alcanzar más con menos. La administración del tiempo determina la capacidad de cada persona de saber hacer lo que debe hacer en el momento oportuno. Es cuestión de criterio de oportunidad.
5. Refuerce los conocimientos en las áreas clave de desempeño. Otro factor relevante es que los involucrados en una gestión particular, reconozcan sus áreas clave para reforzar conocimientos y que se encuentran directamente relacionadas con el éxito de la gestión. Debe haber un dominio técnico satisfactorio de tal suerte que cada quien se vuelve experto en su campo de acción. La destrezas compartidas podrán facilitar la actuación eficaz, versus un conocimiento moderado que haría que el ensayo y error prevaleciera, perdiendo tiempo en el ejercicio de dar en el blanco. Además, a mayor conocimiento mejores posibilidades de innovar. Capacitarse y perfeccionarse en programas informáticos, técnicas de comunicación, diseño de informes, proceso productivo específico, por mencionar algo, redundarían en eficientar al momento de ejecutar.
6.Provea los recursos necesarios. No pretenda mejores resultados si no provee recursos apropiados para el desempeño. Precisamente, productividad requiere de buenos y oportunos recursos para que estos mismos se transformen en resultados en beneficio de las empresas y las personas. La proporción adecuada de recursos le permitirá a los involucrados disponer de elementos esenciales para la concreción, que sin ellos, sería como pretender que alguien cruce un lago sin barca o pretender ganar la guerra sin armas.
7. Acompañe al personal estimulando logros. La productividad llega a su máxima expresión en cuanto se cuente con una figura inspiradora que esté presente desde la formulación hasta la conclusión de un proyecto particular, fundamentalmente si es un proyecto novedoso. El poder de orientar facilita el poder de realizar. No olvidemos, que los partidos se ganan con los mejores coachs.
“El deber de todo hombre es tratar de alcanzar continuamente la perfección” - Mahatma Gandhi
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